Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbywać się raz do roku – w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Odbycie powyższego zgromadzenia jest obligatoryjne. Nie wyklucza to oczywiście zwoływania większej liczby zgromadzeń wspólników w danym roku, w zależności od potrzeb konkretnej spółki. Te ostatnie nosić będą jednakże nazwę „nadzwyczajnych”.

Przedmiot obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników określono wyraźnie w przepisach ustawy. W jego toku wspólnicy są zobligowani do rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Ustawa o rachunkowości określa, jakie informacje powinny znaleźć się w sprawozdaniu z działalności, ale nie zawiera wzoru takiego dokumentu – jego treść jest w dużej mierze uzależniona od specyfiki działalności danej spółki. Tak jak sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności podpisują wszyscy członkowie zarządu. Nie podpisuje go natomiast osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (nawet jeżeli brała udział w jego przygotowaniu).

Ponadto wspólnicy mogą powziąć uchwałę w przedmiocie podziału zysku lub pokrycia straty, a także powinni zdecydować o udzieleniu członkom zarządu absolutorium z wykonywanych przez nich czynności.

Odzwierciedleniem przebiegu każdego zgromadzenia wspólników jest jego protokół. Powinny się w nim zawierać wszystkie istotne dane dotyczące obrad wspólników, a także powzięte w jego toku uchwały. Należy również pamiętać o obowiązku wpisania każdej uchwały zapadłej na zgromadzeniu do prowadzonej przez zarząd księgi protokołów.