Art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej. u.o.r). reguluje obowiązek złożenia przez firmy które obowiązkowo muszą prowadzić księgi rachunkowe oraz firmy, które dobrowolnie wybrały jako sposób ewidencjonowania księgi rachunkowe dokumentów takich jak:

  • roczne sprawozdanie finansowe,
  • sprawozdanie z badania, jeżeli jednostka podlega badaniu,
  • odpisu uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
  • ewentualnie – sprawozdania z działalności.

Złożenie dokumentów finansowych drogą elektroniczną

Złożenie dokumentów, o których mowa powyżej następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.

Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym:

  • co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania,
  • wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej,
  • syndyk albo likwidator.

Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna: zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, albo podpisem zaufanym ,

  • co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania,
  • syndyk,
  • likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Zgłoszenie podlega automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

 Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej

Co istotne, jednostki podlegające przepisom u.o.r. mają obowiązek elektronicznego składania sprawozdań finansowych jak również obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej.

W myśl art. 45 ust. 1g u.o.r. sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego muszą być sporządzane w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Gdzie należy przekazać e-sprawozdania?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej należy przekazać:

  • do repozytorium dokumentów finansowych prowadzonego przez KRS – za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. W sposób opisany powyżej.
  • do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej – osoby fizyczne będące podatnikami podatku dochodowego, które prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego. Za pośrednictwem interfejsu API albo udostępnionej Aplikacji e- Sprawozdania Finansowe,
  • do właściwego urzędu skarbowego – podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS. Na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu albo na informatycznym nośniku danych.

Składanie dokumentów  przez zawodowego pełnomocnika

Obecnie elektroniczny system KRS nie pozostaje wolny od wad – nierzadko pojawiają  się  komunikaty o błędach. Dlatego nie bez znaczenia  pozostaje  kolejna nowelizacja przepisów o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Począwszy od 1 kwietnia 2019 r. zgodnie z treścią  art. 19 e- 3a. ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym  z dnia 20 sierpnia 1997 r:

zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Wymogiem jest aby w powyższym systemie ujawniony był numer PESEL pełnomocnika. Konieczne jest również stosowne umocowanie do dokonania zgłoszenia. W takim przypadku adwokat powołuje się na udzielone mu pełnomocnictwo oraz podpisuje zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Akademia Prawa dla Start-upów
Akademia świadczy pomoc prawna dla startupów. Obsługujemy początkujące firmy jak i te istniejące na rynku.